2016年9月28日 11:45 am by

こんにちは

ホームページ制作会社の中島です。

今やメールはビジネスに無くてはならないものですね。当たり前ですが。

インターネットが登場してから、特にウインドウズXPがバカ売れしてから日本ではウインドウズに最初から搭載されていたアウトルックエクスプレスやマイクロソフトアウトルックを使われてきたかと思います。

パソコンを買い替えた時、ウインドウズのOSが10になったとか、なってないとか
そんな時、メールソフトの再設定や過去のメールのエクスポートやインポートやなんやかんや、とってもめんどくさい思いしてませんか?

OSが変わるたび、またパソコンを買い替えるたびにきちんとエクスポート、インポートを行わないと過去のメールが閲覧できなくなってしまいます。
メールサーバー情報も再設定しないといけないですね。 設定してもエラーエラーで…

普段やる作業じゃないので難しいしめんどくさいですよね。

そこで、メールがとにかく重要なホームページ屋の私中島が今のうちに乗り換えておきたいメールソフトをお知らせいたします。

今では、ITリテラシーの高いビジネスマンたちには標準となりつつある「Gmail」

Gmailといっても、 ○○○○@gmail.com のようなGmailのメールでやり取りするのではなくて、弊社の場合ですと、info@gorilla-web.net のような独自ドメインで送受信します。 これ大事です。 ビジネスの現場でフリーメールですとそれはそれで微妙ですからね。

メールクライアントをGmailにするメリット

1.パソコンを買い替えるたびにメールが消えたり、再設定したりする手間が省ける

送受信データは基本的にクラウド上に保存されますので、パソコンを買い替えたり、OSが変わったりしても、今まで通りGmailにアクセスするだけで今まで通りに使えます。

2.過去のメールの検索が素晴らしい

Googleのエンジンを持つGmailですので、過去のメールを検索する際に精度が高くまた速度も速く、細かいセグメントを絞った検索もできますのでいうことありません。
私は以前アウトルックエクスプレスやウインドウズライブメール等を使っていたのですが、メールが少ないうちは特に問題なく過去のメールの検索ができましたが、メールの保存件数が増えてきたら、だんだんと「あるはずの文字列が検索に引っかからない」くなりました。

この人と、この件で今までにどんな話してきたかな? 2年前に同じような依頼があったけど、どんな詳細だったかな? など過去のメールを見る機会は結構多いですよね。検索のGoogleのGmailなので、この点はいうことありません。

3.どこにいても同じように閲覧、送受信ができる

クライアントさんから「このメール、外でもみれるようにできないかな?」とよく聞かれました。

基本的に使っているパソコンに設定をして送受信をするアウトルックやウインドウズメールですと、オフィスなどの使っているパソコンに行かないと、メールの閲覧、送受信ができない。という方も多いのではないでしょうか? 出張なんていった日にはOUTですね。

しかし、Gmailはクラウドで動いているので使っているパソコンでなくても、ネット環境さえあれば、なんだったらスマートフォンでも、どこにいても普段と同じようにメールの閲覧、送受信が可能です。

これは大きいですよね。

4.フィルタリングやラベル付けがそこそこ使える

アウトルックなどでもありますが、このメールアドレスからきたメールはこのラベル、この条件で来たメールは削除 などのラベル付け、フィルタリングがなかなか使えます。情報の整理やいらないメールを勝手に削除するなど、結構使えます。

5.ウイルスメールにも対応

どこで知ったのか、ウイルスを添付したメールも来ると思います。とくにホームページ上で公開しているメールアドレスは、自動で拾われて「迷惑メールやウイルスメールを送る対象」にされます。

万一ウイルスメールが来てもGmailが「○○という人からメールが来てるけど、コレ、ウイルスっぽいですよ」とメールを届ける前に一度知らせてくれます。

とはいってもこうしたものは100%というわけではないので、もちろん自分でも注意が必要です。 そのメールがウイルスかそうでないか?は、コンピューターが判断するには結構微妙な面があって、ウイルスと間違って重要なメールを削除してしまうわけにもいかないし、その添付ファイルが本当に重要なものなのか?ウイルスなのか? 完璧に対応できるものでもないので、ご自分での注意ももちろん必要です。

6.アカウントも5個まで使える(2016年10月現在)

今となっては複数のメールアカウントを使っている人も少なくないと思います。 私の場合も会社のメール、会社の個人用のメール、他サイトのメール等計4つのメールアドレスを使用しています。 Gmailには5つまでアカウントが登録できるので、それら丸ごと同じように使用できます。

と、そんなこんなで次はGmailで独自ドメインのメールを使う設定や使い方をご説明します。

 

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